讓教育更加高效而美好，對于曉羊集團來說，從來都不只是一句口號。
北京曉羊教育科技集團有限公司（簡稱“曉羊集團”）以“科技助力教育優質均衡、更高質量發展”為使命，充分運用大數據、云計算和人工智能等技術手段，以數據融通的全棧產品生態為核心，構建“互聯網+教育”大平臺，讓新時代教育實現更高質量發展。
在曉羊，特色的不僅是其全棧式產品，還有項目制管理模式。在曉羊集團上千個銷售類項目推進中，包括預算，均會嚴格按照商機階段分配。
該模式推進一段時間后，曉羊集團財務團隊發現，即使在同樣的商機階段，不同項目的預算和實際費用支出也會有所不同，需要更細致且及時的事前、事中預算管理手段。同時，面對全國31個省、17家子公司的繁重報銷處理，財務團隊不可避免地需要手動、逐一核對每月上萬條報銷數據中暗藏的諸多小問題，再加上與一個個提報員工來回溝通，嚴重影響工作效率。
在曉羊集團財務總監吳璇的眼中，解決這些問題的關鍵，在于如何提升費用支出的整體精細化管理能力，實現內控的準確性和效率；是否有一套邏輯和一套工具，能實現從預算管理到費用管控的全面覆蓋。如今，曉羊集團在“一體化分貝通”的助力下，相比過去達成了財務數據更準確的記錄，也因此公司整體管理費用降低了30%。
精細化管理升級
從全面費用預算管理開始
曉羊集團基于項目制管理下，一開始苦于沒有明確參考值，在做預算分配時比較痛苦。“后來按商機階段匹配預算的方式跑下來，我們發現要想更好的支持業務發展，需要更明確地知道從部門、項目到具體每一位銷售，真實的費用支出情況，才能更合理且靈活的完成內部調控。”吳璇強調。
對于大部分企業來說，費用項通常多而復雜，費用預算管理更是會面對顆粒度太粗的問題。在曉羊集團也不例外。伴隨公司項目越來越多，不同項目的預算需求也不同，如何更精準、顆粒度更細致的測算項目經濟指標的合理性，便成為考驗。“由于事后管控模式，以前一些超支行為可能會被埋藏在整體消費數據中，財務在做事后復盤時才會發現，為時已晚。我們希望能更清晰、及時地了解超預算支出，并強化消費行為的合規化。”
上線分貝通后，這些問題得到解答。曉羊集團全面預算管理達成事前預算可編，事中預算可控，事后預算可分析可下鉆，一個平臺全搞定，預算管控不再困難。同時，為了幫助曉羊財務團隊進一步精細化預算管理，分貝通還支持預算全場景（如機票、酒店等）、多維度（支持部門、項目、個人）的靈活配置。
“分貝通全面預算管理功能上線后，全面打通信息流、預算流和審批流，并及時為我們按不同商機進程為每一位銷售人員釋放不同階段預算，提供有力決策。”吳璇說道。銷售項目的費用支出數據均沉淀在分貝通一個平臺，如遇額外追加預算的情況，曉羊財務團隊還會依據過往花費決策是否給予追加。此外，一些長期未消耗的預算也能通過分貝通一個平臺被及時捕捉并回收。
費用數據全沉淀、預算分配更合理，在包括分貝通等數字化平臺的幫助下，曉羊集團達成了財務數據更準確的記錄，也因此公司整體管理費用降低了30%。
報銷從低效到“又快又有效”
管理起來也更得心應手
除了全面預算管理，曉羊集團一直頭疼的報銷問題也得到破解之法。在曉羊集團，項目一般分為銷售項目和交付項目，而每個項目都是“復雜體”，大到差旅費、小到打印費類目龐雜。項目越來越多，面對全國100多位銷售日漸增多的報銷量，如何破解成為新課題。
“我們的銷售每月基本都在外面跑，也就抽出2天左右集中回公司報銷。”吳璇表示。在使用分貝通之前：
報銷規則理解總有誤差：曉羊集團的銷售只能通過“老辦法”先自行墊資后報銷，還要把整理好的報銷統一寄給總部財務。全國20多個子公司，對具體報銷規則也總有理解不一的時候。
來回溝通費時費力：每月基本都會收到千份報銷和萬條數據。財務需要盡快進行審核，如果遇到一些問題發票，如發票明目不合規、發票開具不規范、超預算等，還需要反復溝通，員工還要重提再寄回。
這種狀況在曉羊集團使用分貝通平臺后，得到了明顯改善。“我們的員工可以通過分貝通App內完成機票、酒店、火車、用車等多場景的高頻因公消費，不用墊資也不用報銷了；事前管控及規則前置模式，也讓審批流程也更加完善、高效、可控。”吳璇表示。
面對仍需報銷的費用，分貝通可提供不斷完善的費用報銷解決方案，幫助曉羊集團將長尾費用也一并管理。通過OCR技術自動、多維度校驗發票合規性，曉羊集團的財務處理效率得到大大提升；更支持混合報銷，即一趟行程中，不同墊資方式的因公支出通過一份核銷單即可搞定，在幫助員工省去按費用類別報銷麻煩的同時，真正幫企業推動員工完成“一事一報”，每趟差旅支出也更透明、可控。
僅為示例
此外，很多員工更適應電腦填寫報銷的方式，在分貝通他們可以通過PC+手機雙端完成報銷，雙端數據還會實時同步，隨時切換報銷“姿勢”也非常靈活，效率更高。
“與分貝通牽手，‘一個平臺管理全部費用支出’，改善了我們支出管理不透明的困境。這不僅僅是讓業務人員和財務人員可以脫離報銷事務，更重要的是讓我們對員工的大部分支出行為都有掌控力。”吳璇表示。老板滿意，員工認同，曉羊集團財務團隊也在逐步釋放更多價值，賦能自身內控和精細化管理關鍵能力的提升，探索更可持續的經營之道。
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