一個平臺 曉羊集團降低管理費用30%的關(guān)鍵選擇

讓教育更加高效而美好，對于曉羊集團來說，從來都不只是一句口號。

北京曉羊教育科技集團有限公司（簡稱“曉羊集團”）以“科技助力教育優(yōu)質(zhì)均衡、更高質(zhì)量發(fā)展”為使命，充分運用大數(shù)據(jù)、云計算和人工智能等技術(shù)手段，以數(shù)據(jù)融通的全棧產(chǎn)品生態(tài)為核心，構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+教育”大平臺，讓新時代教育實現(xiàn)更高質(zhì)量發(fā)展。

在曉羊，特色的不僅是其全棧式產(chǎn)品，還有項目制管理模式。在曉羊集團上千個銷售類項目推進中，包括預(yù)算，均會嚴(yán)格按照商機階段分配。

該模式推進一段時間后，曉羊集團財務(wù)團隊發(fā)現(xiàn)，即使在同樣的商機階段，不同項目的預(yù)算和實際費用支出也會有所不同，需要更細(xì)致且及時的事前、事中預(yù)算管理手段。同時，面對全國31個省、17家子公司的繁重報銷處理，財務(wù)團隊不可避免地需要手動、逐一核對每月上萬條報銷數(shù)據(jù)中暗藏的諸多小問題，再加上與一個個提報員工來回溝通，嚴(yán)重影響工作效率。

在曉羊集團財務(wù)總監(jiān)吳璇的眼中，解決這些問題的關(guān)鍵，在于如何提升費用支出的整體精細(xì)化管理能力，實現(xiàn)內(nèi)控的準(zhǔn)確性和效率；是否有一套邏輯和一套工具，能實現(xiàn)從預(yù)算管理到費用管控的全面覆蓋。如今，曉羊集團在“一體化分貝通”的助力下，相比過去達(dá)成了財務(wù)數(shù)據(jù)更準(zhǔn)確的記錄，也因此公司整體管理費用降低了30%。

精細(xì)化管理升級

從全面費用預(yù)算管理開始

曉羊集團基于項目制管理下，一開始苦于沒有明確參考值，在做預(yù)算分配時比較痛苦。“后來按商機階段匹配預(yù)算的方式跑下來，我們發(fā)現(xiàn)要想更好的支持業(yè)務(wù)發(fā)展，需要更明確地知道從部門、項目到具體每一位銷售，真實的費用支出情況，才能更合理且靈活的完成內(nèi)部調(diào)控。”吳璇強調(diào)。

對于大部分企業(yè)來說，費用項通常多而復(fù)雜，費用預(yù)算管理更是會面對顆粒度太粗的問題。在曉羊集團也不例外。伴隨公司項目越來越多，不同項目的預(yù)算需求也不同，如何更精準(zhǔn)、顆粒度更細(xì)致的測算項目經(jīng)濟指標(biāo)的合理性，便成為考驗。“由于事后管控模式，以前一些超支行為可能會被埋藏在整體消費數(shù)據(jù)中，財務(wù)在做事后復(fù)盤時才會發(fā)現(xiàn)，為時已晚。我們希望能更清晰、及時地了解超預(yù)算支出，并強化消費行為的合規(guī)化。”

上線分貝通后，這些問題得到解答。曉羊集團全面預(yù)算管理達(dá)成事前預(yù)算可編，事中預(yù)算可控，事后預(yù)算可分析可下鉆，一個平臺全搞定，預(yù)算管控不再困難。同時，為了幫助曉羊財務(wù)團隊進一步精細(xì)化預(yù)算管理，分貝通還支持預(yù)算全場景（如機票、酒店等）、多維度（支持部門、項目、個人）的靈活配置。

“分貝通全面預(yù)算管理功能上線后，全面打通信息流、預(yù)算流和審批流，并及時為我們按不同商機進程為每一位銷售人員釋放不同階段預(yù)算，提供有力決策。”吳璇說道。銷售項目的費用支出數(shù)據(jù)均沉淀在分貝通一個平臺，如遇額外追加預(yù)算的情況，曉羊財務(wù)團隊還會依據(jù)過往花費決策是否給予追加。此外，一些長期未消耗的預(yù)算也能通過分貝通一個平臺被及時捕捉并回收。

費用數(shù)據(jù)全沉淀、預(yù)算分配更合理，在包括分貝通等數(shù)字化平臺的幫助下，曉羊集團達(dá)成了財務(wù)數(shù)據(jù)更準(zhǔn)確的記錄，也因此公司整體管理費用降低了30%。

報銷從低效到“又快又有效”

管理起來也更得心應(yīng)手

除了全面預(yù)算管理，曉羊集團一直頭疼的報銷問題也得到破解之法。在曉羊集團，項目一般分為銷售項目和交付項目，而每個項目都是“復(fù)雜體”，大到差旅費、小到打印費類目龐雜。項目越來越多，面對全國100多位銷售日漸增多的報銷量，如何破解成為新課題。

“我們的銷售每月基本都在外面跑，也就抽出2天左右集中回公司報銷。”吳璇表示。在使用分貝通之前：

報銷規(guī)則理解總有誤差：曉羊集團的銷售只能通過“老辦法”先自行墊資后報銷，還要把整理好的報銷統(tǒng)一寄給總部財務(wù)。全國20多個子公司，對具體報銷規(guī)則也總有理解不一的時候。

來回溝通費時費力：每月基本都會收到千份報銷和萬條數(shù)據(jù)。財務(wù)需要盡快進行審核，如果遇到一些問題發(fā)票，如發(fā)票明目不合規(guī)、發(fā)票開具不規(guī)范、超預(yù)算等，還需要反復(fù)溝通，員工還要重提再寄回。

這種狀況在曉羊集團使用分貝通平臺后，得到了明顯改善。“我們的員工可以通過分貝通App內(nèi)完成機票、酒店、火車、用車等多場景的高頻因公消費，不用墊資也不用報銷了；事前管控及規(guī)則前置模式，也讓審批流程也更加完善、高效、可控。”吳璇表示。

面對仍需報銷的費用，分貝通可提供不斷完善的費用報銷解決方案，幫助曉羊集團將長尾費用也一并管理。通過OCR技術(shù)自動、多維度校驗發(fā)票合規(guī)性，曉羊集團的財務(wù)處理效率得到大大提升；更支持混合報銷，即一趟行程中，不同墊資方式的因公支出通過一份核銷單即可搞定，在幫助員工省去按費用類別報銷麻煩的同時，真正幫企業(yè)推動員工完成“一事一報”，每趟差旅支出也更透明、可控。

僅為示例

此外，很多員工更適應(yīng)電腦填寫報銷的方式，在分貝通他們可以通過PC+手機雙端完成報銷，雙端數(shù)據(jù)還會實時同步，隨時切換報銷“姿勢”也非常靈活，效率更高。

“與分貝通牽手，‘一個平臺管理全部費用支出’，改善了我們支出管理不透明的困境。這不僅僅是讓業(yè)務(wù)人員和財務(wù)人員可以脫離報銷事務(wù)，更重要的是讓我們對員工的大部分支出行為都有掌控力。”吳璇表示。老板滿意，員工認(rèn)同，曉羊集團財務(wù)團隊也在逐步釋放更多價值，賦能自身內(nèi)控和精細(xì)化管理關(guān)鍵能力的提升，探索更可持續(xù)的經(jīng)營之道。